집합건물·관리 · 2026-10-05

관리단집회, 어떻게 열어야 결의가 뒤집히지 않을까 — 소집권자·통지·정족수·서면결의·하자 다투는 법

관리단집회는 원칙적으로 소집할 권한이 있는 사람이 집회일 1주일 전까지 회의 목적을 밝혀 통지하고, 안건마다 법이 정한 찬성을 얻어야 합니다. 통지 기간은 규약으로 달리 정할 수 있고 구분소유자 전원이 동의하면 소집절차를 생략할 수 있지만, 이 절차를 어기면 결의는 취소되거나 무효가 될 수 있습니다. 집회를 열지 않고도 원칙적으로 구분소유자와 의결권 각 4분의 3 이상이 서면이나 전자적 방법으로 합의하면 집회에서 결의한 것으로 봅니다(2023년 9월 29일부터, 그 전에는 5분의 4).

1. 누가 관리단집회를 열 수 있나

집회를 여는 사람은 원칙적으로 관리인입니다. 관리인은 매년 회계연도가 끝난 뒤 3개월 안에 정기 관리단집회를 소집해야 하고(집합건물법 제32조), 필요하다고 인정하면 언제든 임시 관리단집회를 소집할 수 있습니다(제33조 제1항). 정기집회에 관한 제32조에는 다른 조문들과 달리 "규약으로 달리 정할 수 있다"는 문구가 없습니다.

구분소유자도 집회를 열게 할 수 있습니다.

관리인에게 소집을 청구하는 경우: 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의 목적을 구체적으로 밝혀 소집을 청구하면 관리인은 집회를 소집해야 합니다(제33조 제2항). 이 5분의 1은 규약으로 낮출 수 있습니다.

관리인이 응하지 않는 경우: 청구한 뒤 1주일 안에 관리인이 청구일부터 2주일 안의 날을 집회일로 하는 소집통지를 하지 않으면, 청구한 구분소유자들이 법원의 허가를 받아 직접 소집할 수 있습니다(같은 조 제3항).

관리인이 없는 경우: 구분소유자의 5분의 1 이상이 바로 집회를 소집할 수 있습니다(같은 조 제4항). 이 정수도 규약으로 낮출 수 있습니다.

5분의 1을 셀 때 한 사람이 여러 호실을 가지고 있으면 1명으로 셉니다(대법원 2016. 9. 23. 선고 2016다26860 판결).

관리인이 있는데 "관리인이 없다"며 구분소유자들이 직접 연 집회는 위험합니다. 대법원은 관리인이 선임되어 그 지위를 유지하고 있었다면, 관리인이 없음을 전제로 제33조 제4항에 따라 소집한 집회의 결의는 적법한 소집권자가 소집한 것이 아니어서 효력이 없다고 보았습니다(대법원 2021. 12. 10.자 2021마6307 결정). 그 사건은 결의가 나중에 추인되었다는 사정도 없는 경우였습니다. 관리인이 있다면 먼저 제2항의 소집 청구를 하고, 거부되면 법원 허가를 받는 순서를 밟아야 합니다.

2. 소집통지 — 언제, 무엇을, 어디로

집회일 1주일 전까지, 회의의 목적사항을 구체적으로 밝혀, 각 구분소유자에게 통지해야 합니다(제34조 제1항). 1주일이라는 기간은 규약으로 달리 정할 수 있습니다(같은 항 단서). 1주일 전 '통지'는 1주일 전에 소집통지를 '발송'하는 것을 뜻한다고 본 판결이 있습니다(서울중앙지방법원 2023. 3. 28. 선고 2021가합513073 판결). 법이 통지 받을 곳으로 발송한 통지는 보통 도착할 때 도착한 것으로 본다고 정한 것(제34조 제3항)과 이어지는 해석입니다.

어디로 보내는가. 구분소유자가 관리인에게 통지 받을 곳을 따로 알려 두었다면 그곳으로, 그렇지 않다면 그 사람의 전유부분(호실)이 있는 곳으로 발송합니다. 이렇게 보낸 통지는 보통 도착할 때 도착한 것으로 봅니다(같은 조 제3항).

건물 안 게시로 통지를 대신하려면 두 조건이 필요합니다. 규약에 그렇게 할 수 있다는 근거가 있어야 하고, 대상도 건물 안에 주소를 둔 구분소유자나 통지 받을 곳을 따로 알려 두지 않은 구분소유자로 한정됩니다. 이 경우 게시한 때에 도착한 것으로 봅니다(같은 조 제4항). 건물 밖에 살면서 통지 받을 곳을 알려 둔 구분소유자에게는 게시만으로 통지할 수 없습니다.

문자메시지나 카카오톡으로 보낸 통지는 어떨까요. 소집통지가 반드시 우편이어야 하는 것은 아닙니다. 우편함에 통지서를 넣는 방법도 통지로 인정한 판결이 있고(수원지방법원 안양지원 2023. 12. 21. 선고 2022가합102005 판결), 우편이나 문자메시지로 통지한 사안에서 통지가 없었다고 볼 수 없다고 한 판결도 있습니다(대구고등법원 2018. 1. 12. 선고 2017나385 판결, 확정). 그러나 문자메시지나 카카오톡만으로 한 통지의 효력을 정면으로 판단한 대법원 판례는 확인되지 않습니다. 집회를 여는 쪽이라면 통지 받을 곳이나 전유부분으로의 발송을 기본으로 하고 문자·이메일은 함께 보내는 수단으로 쓰며, 발송 기록을 남기는 것이 안전합니다.

무엇을 적는가. 관리단집회는 통지한 사항에 관하여만 결의할 수 있습니다(제36조 제1항). 규약으로 달리 정할 수는 있지만, 법이 특별한 정족수를 정한 사항은 예외입니다(같은 조 제2항). 공용부분 변경, 규약의 설정·변경·폐지처럼 법이 정한 안건은 목적만이 아니라 의안과 계획의 내용까지 통지에 적어야 합니다(제34조 제5항). 통지서 끝에 '기타 사항'이라고 적어 두었다고 무엇이든 결의할 수 있는 것도 아닙니다. 대법원은 아파트 입주자대표회의 사건에서 '기타 사항'은 회의의 기본 목적과 관계되는 사항과 일상적인 운영에 필요한 사항으로 한정된다고 보았습니다(대법원 2013. 2. 14. 선고 2010다102403 판결).

소집통지(또는 이를 갈음하는 게시)에는 서면이나 전자적 방법, 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다는 내용과 구체적인 행사 방법을 늘 밝혀야 합니다(제38조 제3항). 전자투표라면 인터넷 주소와 투표 기간을 적고(시행령 제13조 제2항), 서면 투표라면 필요한 자료를 붙입니다(시행령 제14조 제1항).

구분소유자 전원이 동의하면 이런 소집절차를 거치지 않고 집회를 열 수 있습니다(제35조).

3. 몇 표가 필요한가

법이나 규약에 특별한 정함이 없으면 구분소유자의 과반수와 의결권의 과반수가 모두 찬성해야 합니다(제38조 제1항). 출석한 사람이 아니라 전체 구분소유자와 전체 의결권을 기준으로 셉니다. 의결권은 규약에 다른 정함이 없으면 전유부분 면적 비율입니다(제37조 제1항, 제12조). 사람 수와 의결권 중 하나만 채워서는 안 됩니다.

공용부분 변경의 요건은 2021년 2월 5일 개정법 시행 전에는 각 4분의 3이었습니다. 그 전 기준으로 쓰인 안내문이나 규약 문구를 그대로 따르면 안 됩니다. 공용부분 변경이라도 개량을 위한 것으로서 지나치게 많은 비용이 들지 않는다면 통상의 결의로 정할 수 있습니다(제15조 제1항 단서 제1호).

정족수만으로 끝나지 않는 경우도 있습니다. 공용부분의 변경이 다른 구분소유자의 권리에 특별한 영향을 미치면 그 구분소유자의 승낙을 받아야 하고(제15조 제2항), 규약의 설정·변경·폐지가 일부 구분소유자의 권리에 특별한 영향을 미치면 그 구분소유자의 승낙을 받아야 합니다(제29조 제1항).

구분소유자로서의 지위와 관계없는 개인적 이해관계가 걸린 안건에서는 그 사람의 표를 빼고 셉니다. 대법원은 특정 구분소유자가 구분소유자로서의 지위와 관계없이 개인적 이해관계를 가지는 사항을 결의할 때에는, 그 구분소유자와 그 의결권을 빼고 결의 요건을 채웠는지 판단해야 한다고 보았습니다(대법원 2025. 12. 4. 선고 2025다213134 판결). 모든 구분소유자에게 공통으로 걸린 관리비 인상 같은 안건까지 표를 빼라는 뜻은 아닙니다.

4. 집회를 열지 않고 서면·전자적 방법으로 결의하기

원칙적으로 구분소유자의 4분의 3 이상과 의결권의 4분의 3 이상이 서면이나 전자적 방법(둘을 함께 써도 됩니다)으로 합의하면, 관리단집회를 소집하여 결의한 것으로 봅니다(제41조 제1항). 이 요건은 2023년 9월 29일 시행된 개정법부터 적용되고, 그 전에는 각 5분의 4였습니다. 일부 안건은 따로 정한 요건을 따릅니다. 권리변동이 있는 공용부분 변경, 재건축 결의 등은 각 5분의 4 이상이 필요하고, 휴양 콘도미니엄의 공용부분 변경처럼 각 과반수나 각 3분의 2로 낮춘 경우도 있습니다(같은 조 제2항).

집회를 열면서 일부가 서면·전자투표로 참여하는 것과는 다릅니다. 집회를 열고 의결권을 서면이나 전자적 방법으로 행사하게 하는 경우(제38조 제2항)에는 그 안건의 원래 정족수가 적용되고, 집회 자체를 열지 않고 합의로 갈음하는 경우(제41조)에는 위의 4분의 3 등이 적용됩니다. 어느 방식으로 진행하는지부터 분명히 해야 합니다.

서면결의를 할 때 관리단집회를 따로 소집하거나 열 필요는 없습니다. 대법원은 서면결의가 집회가 열리지 않고도 집회 결의가 있은 것과 같이 취급하려는 제도라는 점을 들어 이렇게 보았고(대법원 1995. 3. 10.자 94마2377 결정), 관리인 선임도 서면결의로 할 수 있다고 했습니다(대법원 2006. 12. 8. 선고 2006다33340 판결). 두 결정·판결은 요건이 5분의 4이던 때의 것입니다. 현행 조문도 서면·전자적 합의가 있으면 "관리단집회를 소집하여 결의한 것으로 본다"고 정하고 있으므로 집회를 따로 열 필요는 없다고 읽힙니다. 다만 현행 문언에 관한 대법원 판단은 아직 확인되지 않습니다.

서면 합의의 형식은 법이 제한하지 않습니다. 대법원은 집합건물법이 서면 합의의 절차나 시한, 합의서의 형식과 내용에 아무런 제한을 두지 않았으므로, 구분소유자들이 구체적인 내용을 충분히 알고 합의하면 그대로 효력이 생긴다고 보았습니다(대법원 2025. 11. 20. 선고 2025다211190 판결). 핵심은 구분소유자들이 합의할 내용을 충분히 알고 동의했는지입니다. 나중에 이를 증명하기 쉽도록, 동의서를 받는 쪽은 안건을 구체적으로 적거나 설명자료를 붙이고, 자료를 제공한 기록을 보관하는 것이 좋습니다.

전자적 방법은 전자서명이나 휴대전화 본인인증처럼 시행령이 정한 본인 확인을 거쳐야 하고, 규약으로 그 절차를 완화할 수 있습니다(시행령 제13조 제1항). 문자메시지로 찬반을 회신한 것을 서면에 의한 의결권 행사로 볼 수 없다고 한 판결도 있습니다(제주지방법원 2024. 7. 11. 선고 2023가합10104, 2023가합11381(병합) 판결. 항소심인 광주고등법원 2025. 1. 22. 선고 (제주)2024나10770, 2024나10787(병합) 판결도 문자메시지를 서면으로 볼 수 없다는 판단을 유지했습니다). 문자 회신을 표로 세려면 그것이 시행령과 규약이 정한 전자적 방법과 본인 확인 요건을 갖추었는지를 따로 검토해야 합니다.

5. 의사록 — 나중의 분쟁은 의사록으로 다툽니다

관리단집회의 의사에 관하여는 의사록을 작성해야 합니다(제39조 제2항). 의사록에는 의사의 경과와 결과를 적고, 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명날인해야 합니다(같은 조 제3항). 의장은 관리인 또는 집회를 소집한 구분소유자 중 연장자이고, 규약에 특별한 규정이 있거나 집회에서 다른 결의를 하면 그에 따릅니다(같은 조 제1항). 이해관계인은 의사록을 보관하는 사람에게 열람을 청구하거나 자기 비용으로 등본을 발급받을 수 있습니다(같은 조 제4항, 제30조 제3항).

참석자 명단, 위임장, 서면 의결서, 전자투표 기록은 의사록과 함께 보관하십시오. 정족수를 채웠는지는 결국 이 자료로 증명합니다.

6. 결의에 하자가 있다면 — 취소인가, 무효인가

가벼운 하자는 기간 안에 결의취소의 소로만 다툴 수 있습니다. 구분소유자는 집회의 소집 절차나 결의 방법이 법령이나 규약에 위반되거나 현저하게 불공정한 경우, 또는 결의 내용이 법령이나 규약에 위배되는 경우에 결의취소의 소를 낼 수 있습니다. 기간은 결의 사실을 안 날부터 6개월, 결의한 날부터 1년입니다(제42조의2). 대법원은 이 취소 사유를 결의를 무효로 돌릴 정도에 이르지 않는 하자로 보고, 그런 결의는 기간 안에 취소되지 않으면 유효하다고 했습니다(대법원 2021. 1. 14. 선고 2018다273981 판결).

중대한 하자는 기간 제한 없이 무효를 주장할 수 있습니다. 대법원은 결의를 무효로 돌릴 정도의 절차상·내용상 중대한 하자가 있으면, 법률상 이해관계인이 기간 제한 없이 무효확인의 소를 내거나 다른 소송에서 무효를 주장할 수 있다고 보았습니다. 정족수를 채우지 못한 결의가 그 예였습니다(대법원 2021. 7. 8. 선고 2019다249800 판결).

통지 절차의 하자는 정도와 경위에 따라 판단이 갈립니다. 통지를 받지 못한 구분소유자의 의결권이 1표에 불과한 사안에서 결의를 무효로 할 정도의 중대한 하자는 아니라고 본 판결이 있는 반면(수원지방법원 안양지원 2023. 12. 21. 선고 2022가합102005 판결), 집회일 1주일 전에 통지하지 않고 소집된 결의를 무효로 본 가처분 결정도 있습니다(청주지방법원 2023. 3. 6.자 2022카합50227 결정). 누락된 사람의 수나 기간만으로 일률적인 기준이 있는 것은 아닙니다.

하자가 중대한지 확신할 수 없다면 결의취소의 소를 따로 제기해 두십시오. 무효확인을 구하면서 취소 사유를 주장하는 것만으로는 결의취소의 소를 낸 것이 되지 않습니다. 무효확인 청구와 함께 결의취소 청구를 기간 안에, 곧 결의 사실을 안 날부터 6개월과 결의한 날부터 1년을 모두 지켜 제기해야 합니다.

임원 선임 결의는 다시 연 집회로 다툼의 실익이 사라질 수 있습니다. 대법원은 다시 개최한 관리단집회에서 종전 임원선임결의를 그대로 인준하거나 다시 선임한 경우, 새 결의에 무효 사유가 있는 등 특별한 사정이 없으면 종전 결의의 무효확인을 구하는 것은 과거의 법률관계 확인에 불과해 확인의 이익이 없다고 보았습니다(대법원 2012. 1. 27. 선고 2011다69220 판결, 2010년 개정 전 조문 사건). 새 집회가 종전 결의로 선임된 사람에 의해 소집되었다는 사정도 원칙적으로 독립된 무효 사유가 아니라고 했습니다(위 2018다273981 판결). 이는 종전 결의의 하자가 모두 소급해 치유된다는 뜻은 아니므로, 결의를 다투는 쪽은 뒤에 열리는 집회와 그 결의 자체의 하자까지 함께 살펴야 합니다.

7. 결의 없이 관리인이 맺은 계약은 유효한가

관리인은 공용부분의 보존행위를 하고, 공용부분의 관리와 변경에 관한 관리단집회 결의를 집행할 권한을 가집니다(제25조 제1항). 공용부분의 관리는 관리단집회의 결의로 정할 사항입니다(제16조 제1항).

규약에 따로 정함이 없는 공용부분 관리 사항을 관리인이 집회 결의 없이 처리했다면, 그 법률행위는 효력이 없다고 본 대법원 판결이 있습니다. 대법원은 관리단집회의 결의로 정해야 하는 공용부분의 관리에 관한 사항에 대해 규약에 정함이 없는데도 관리인이 집회를 거치지 않고 한 법률행위는 효력이 없고, 이 결의 요건은 단순히 관리인의 대표권을 제한하는 것에 그치지 않는다고 보았습니다(대법원 2024. 9. 27. 선고 2023다287861 판결, 2020년 개정 전 조문 사건).

규약이 정한 절차를 어긴 경우는 다릅니다. 관리인의 대표권은 규약 등으로 제한할 수 있지만 그 제한으로 선의의 제3자에게 대항할 수 없습니다(제25조 제2항). 대법원은 이때 상대방이 제한을 알았다는 점은 거래의 무효를 주장하는 쪽이 증명해야 한다고 보았습니다(대법원 2023. 1. 12. 선고 2020다292091 판결). 관리단과 계약하는 업체라면 결의서와 의사록을 계약 전에 받아 두고, 관리단이라면 결의 없이 체결된 계약에 대해 어느 경우인지부터 가려야 합니다.

8. 아파트 입주자대표회의는 원칙적으로 관리단집회를 대신할 수 없습니다

입주자대표회의는 원칙적으로 관리단의 지위나 관리단집회를 소집할 권한을 당연히 갖지 않습니다. 관리단은 구분소유자 전원으로 구성됩니다(제23조 제1항). 입주자대표회의는 공동주택관리법에 따라 동별 대표자로 구성되는 자치 의결기구입니다(공동주택관리법 제2조 제1항 제8호, 제14조 제1항). 대법원은 입주자대표회의가 구성원의 성격과 범위에서 관리단과 다르므로 원칙적으로 관리단의 성격을 함께 가진다고 볼 수 없다고 했고(대법원 2017. 9. 21. 선고 2015다47310 판결), 구분소유자에게 고유하게 속하는 권리를 재판상 행사할 수 없다고 보았습니다(대법원 2003. 6. 24. 선고 2003다17774 판결). 두 판결은 각각 옛 주택법령 시기의 사건입니다.

주상복합 건물이라면 더 주의해야 합니다. 아파트 입주자대표회의가 상가 부분을 포함한 건물 전체의 관리단집회를 소집한 사안에서, 법원은 입주자대표회의가 관리단 지위에 있지 않아 소집권한 없는 자가 소집한 집회라고 보았습니다(대전지방법원 2018. 10. 11. 선고 2017가합108138 판결). 같은 판결은 입주자대표회의와 상가 소유자들 사이에 관리에 관한 약정이 있는 경우를 예외로 언급했으므로, 그런 약정이 있는지와 그 범위를 따로 확인해야 합니다. 약정이 있다고 해서 관리단집회 소집 권한까지 당연히 생기는 것은 아닙니다.

다룸의 조언

집회를 여는 쪽이라면 세 가지를 먼저 확인하십시오. 첫째, 소집할 권한이 누구에게 있는지(관리인의 선임 여부와 임기). 둘째, 구분소유자 명부와 통지 받을 곳, 1주일 기간, 안건과 의안 내용, 의결권 행사 방법이 통지서에 모두 들어 있는지. 셋째, 발송 기록과 의사록, 위임장·서면 의결서를 남기는지.

결의를 다투는 쪽이라면 기간부터 세십시오. 결의 사실을 안 날부터 6개월, 결의한 날부터 1년 안에 결의취소의 소를 내지 않으면 가벼운 하자로는 다툴 수 없습니다. 뒤이어 다시 열리는 집회도 함께 지켜보십시오.

관리규약, 소집통지서와 발송 기록, 의사록이나 서면 동의서를 가지고 오시면 법률사무소 다룸이 결의의 효력과 다툴 수 있는 길을 함께 확인합니다.

본 글은 일반적인 법률 정보이며 구체적 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 인용한 판결·결정은 각 사건의 사실관계를 전제로 한 판단이므로 결론을 일반화할 수 없습니다. 법령은 2026년 10월 현행 기준이며, 규약의 내용에 따라 결론이 달라질 수 있습니다.